Assessorar a diretoria, no desempenho de suas funções, redigir documentos internos e externos em geral, organizar e participar de reuniões, realizar cotações, pesquisa de preços, e contratação de serviços diversos, atender clientes, parceiros e funcionários, organizar a agenda profissional e particular dos superiores, bem como suas viagens nacionais e internacionais, programar a agenda do motorista para toda a instituição e coligadas, realizar o controle e prestação de contas do caixa, como também preparar, coordenar, acompanhar eventos e ainda organizar o arquivo físico e digital dos superiores, visando contribuir para maior eficiência e agilidade na realização de suas ações.
Principais Atividades:
Assessorar a diretoria no desempenho de suas funções, bem como solucionar problemas administrativos do dia-a-dia, procedendo às devidas ações técnicas, visando contribuir para maior eficiência e agilidade na realização das ações pelos superiores.
Redigir documentos internos e externos em geral (carta, fax, e-mail, telegrama etc.), mediante modelos pré-estabelecidos ou não, de acordo com a exigência, com o objetivo de cumprir adequadamente os procedimentos necessários à realização das ações.
Organizar e participar de reuniões, bem como preparar suas pautas, atas, follow-up, e apresentações, por meio de observação e consideração das orientações e exigências dos superiores, com o objetivo de facilitar o desempenho de suas funções.
Realizar cotações, pesquisa de preços, e contratação de serviços diversos, através de contatos com fornecedores e prestadores de serviços, visando o bom andamento das atividades.
Atender clientes, parceiros e funcionários, por meio de visitas, telefonemas, correspondências e e-mails, buscando selecionar assuntos urgentes, bem como os que podem ser resolvidos sem a presença dos superiores.
Organizar a agenda profissional e particular da diretoria, levando em consideração a disponibilidade de horário dos superiores, visando facilitar o andamento das ações.
Organizar a agenda de pagamento de contas da instituição, e particulares da diretoria, mediante observação de prazos e datas de vencimento, com o objetivo de manter os compromissos em dia.
Organizar viagens nacionais e internacionais da diretoria, através da compra de passagens bem como reserva de hotéis, conferência de faturas ou pedido de segunda via, buscando viabilizar os procedimentos para a realização de viagens.
Programar a agenda do motorista para toda a instituição e coligadas, mediante observação e verificação de prioridades das ações, bem como dos horários e trajetos disponíveis, visando garantir o bom andamento das ações.
Realizar o controle e prestação de contas do caixa, mediante registro e análise de planilhas de controle, a fim de manter o equilíbrio das contas.
Elaborar relatórios de despesas, bem como acompanhar e controlar reembolsos da Entidade e particulares dos superiores, buscando prestar contas a respeito das despesas efetuadas.
Preparar, coordenar, acompanhar eventos, bem como providenciar a inscrição dos superiores em congressos e feiras, procedendo às devidas ações, visando contribuir para facilitar o desempenho das funções dos superiores.
Organizar o arquivo físico e digital dos superiores, bem como a biblioteca da diretoria, visando manter em ordem toda a documentação da instituição.
Providenciar fotocópia de documentos confidenciais, mediante a utilização de máquina copiadora, buscando manter a confidencialidade dos documentos.
Executar outras tarefas correlatas à área.
Requisitos:
Ensino Superior em Secretariado, Administração ou áreas afins.
